Adressliste aus Excel für Etiketten vorbereiten
Eine Zeile pro Empfänger, eine Spalte pro Angabe – dann setzt das Werkzeug die Etiketten von selbst.
1. Spalten anlegen
In die erste Zeile gehören die Spaltennamen. Das Werkzeug erkennt unter anderem diese Namen und baut daraus eine Anschrift:
| Angabe | erkannte Spaltennamen (Beispiele) |
|---|---|
| Firma | Firma, Unternehmen, Verein, Company |
| Anrede, Titel | Anrede, Titel |
| Name | Vorname und Nachname, oder eine Spalte Name bzw. Empfänger |
| Adresszusatz | Zusatz, Adresszusatz, c/o |
| Straße | Straße, Strasse, Str., Adresse, Street |
| Hausnummer | Hausnummer, Hausnr., Nr (nur zusammen mit einer Straßenspalte) |
| Postleitzahl, Ort | PLZ, Postleitzahl, Zip; Ort, Stadt, City |
| Land | Land, Country |
Andere Spalten (Kundennummer, E-Mail) stören nicht. Du kannst sie über die Vorlage trotzdem aufs Etikett holen, z. B. Kd.-Nr. {Kundennummer}.
2. Postleitzahlen als Text
Excel macht aus 01067 gern die Zahl 1067. Das Werkzeug ergänzt in Spalten namens „PLZ“ oder „Postleitzahl“ bei genau vier Ziffern die führende Null wieder und sagt dir, wie oft. Sauberer ist es, die Spalte in Excel vor der Eingabe als „Text“ zu formatieren.
3. Datei speichern oder Zellen kopieren
- Excel: Die .xlsx-Datei direkt laden – gelesen wird das erste Tabellenblatt. Liegen die Adressen auf einem anderen Blatt, markiere die Zellen, kopiere sie mit Strg+C und füge sie im Werkzeug unter „Stattdessen Text einfügen“ ein. Alternativ „Speichern unter“ → „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt)“ (Microsoft Support).
- LibreOffice Calc: Die .ods-Datei direkt laden oder als CSV speichern (LibreOffice-Hilfe).
- Google Tabellen und Numbers: Als .xlsx oder CSV herunterladen bzw. exportieren, oder die Zellen kopieren und einfügen.
- Ältere .xls-Dateien liest das Werkzeug nicht; speichere sie als .xlsx oder CSV.
Umlaute kommen bei UTF-8 und bei der klassischen Excel-CSV (Windows-1252) richtig an; das Werkzeug erkennt die Kodierung selbst.
4. Ohne Tabelle
Für ein paar Etiketten brauchst du keine Tabelle: Adressen untereinander tippen und jeweils durch eine Leerzeile trennen. Jeder Block wird ein Etikett, so wie er dasteht. Für Absenderaufkleber trägst du eine Adresse ein und setzt „Etiketten je Datensatz“ auf die Zahl der Felder des Bogens.